Case Study: Langfristige Budgetkontrolle und 4-Augen-Prinzip für Millionen-Euro-Events
Der wasserdichte Bestell- und Rechnungsprozess für die globale Messeplanung. Erfahren Sie, wie YONTEX und liftbase die Ausgaben für Großevents wie BrauBeviale und drinktec langfristig absichern – lückenlos, budgettreu und automatisiert.
Case Study: Langfristige Budgetkontrolle und 4-Augen-Prinzip für Millionen-Euro-Events
Die Planung internationaler Leitmessen wie der drinktec erstreckt sich häufig über mehrere Jahre und verschiedene Budgetperioden. Bei hohen Auftragsvolumina ist eine durchgängige finanzielle Kontrolle sowie die konsequente Anwendung des 4-Augen-Prinzips ein zentraler Erfolgsfaktor, um Budgettreue sicherzustellen und finanzielle Risiken zu minimieren.
Die manuelle Verknüpfung von Bestellungen, die adhoc für die jeweils nächste Messe ausgelöst werden, mit den finalen Rechnungen stellt in der Praxis eine operative Herausforderung dar. Eine dedizierte, revisionssichere Procure-to-Pay-(P2P)-Lösung bietet hier die notwendige strukturelle und operative Unterstützung für das kleine, hocheffiziente Team von YONTEX.
Der strategische Hebel: Digitale Kontrolle von Event-Budgets
Der zentrale Vorteil einer spezialisierten Software liegt im Aufbau eines verbindlichen, digitalen Freigabeprozesses in Echtzeit. Jede entstehende Verpflichtung (Purchase Order) durchläuft automatisiert definierte Budgetprüfungen und Freigabestufen (4-Augen-Prinzip), bevor eine Bestellung verbindlich ausgelöst wird. Mit liftbase lässt sich dieser Prozess revisionssicher abbilden und ermöglicht eine verlässliche Budgetsteuerung über den gesamten Event-Zyklus hinweg.
Kernfunktionen zur Budget- und Prozesssicherung:
- PO-to-Invoice-Matching: Die Software verknüpft automatisch die ursprüngliche Bestellung mit der eingehenden Rechnung. Abweichungen werden transparent dargestellt und ermöglichen eine zeitnahe Prüfung.
- Verbindliches 4-Augen-Prinzip:
Der digitale Prozess stellt sicher, dass keine Bestellung oder Rechnung ohne die hinterlegte Genehmigungshierarchie abgeschlossen werden kann. Dadurch wird die Einhaltung interner Kontrollmechanismen systemseitig abgesichert. - Audit-Trail und Zeitstempel: Alle Beschaffungsvorgänge werden mit einem vollständigen, unveränderlichen Prüfpfad dokumentiert und erfüllen damit die Anforderungen an revisionssichere Archivierung und interne Governance.
Über YONTEX
Als Event-Organisator steuert unser kleines Team die Budgets jeder Messe individuell. Die zentrale Herausforderung besteht darin, Budgetkontrolle und das 4-Augen-Prinzip sicherzustellen, ohne operative Effizienz einzubüßen.
Der digitale Prozess mit liftbase stellt sicher, dass jede Verpflichtung bereits vor ihrer Entstehung budget- und richtlinienkonform geprüft wird. Für uns bedeutet das: hohe Transparenz, verlässliche finanzielle Steuerung und eine deutliche Entlastung im operativen Tagesgeschäft. Die automatisierte Zuordnung von Rechnungen zu den kurzfristig ausgelösten Bestellungen spart Zeit und sorgt für durchgängige Revisionssicherheit.
Stefanie Zingler
Office & Culture Manager
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