Die Nr. 1 für Rechnungen und Bestellungen im Unternehmen
Verlieren Sie nie wieder den Überblick über Ihren Einkauf und Buchhaltung. liftbase ist Ihr zentraler Ort für alle internen Bestellungen und Rechnungen.
Partner und Schnittstellen:
Unsere Kunden
Im Folgenden finden Sie eine kleine Auswahl unserer Kunden. Sprechen Sie uns gern an.
viridiusLAB ist ein aufstrebendes Netzwerk von Prüflaboratorien in Mitteleuropa, spezialisiert auf Umweltanalytik und Materialtestung. Die Labore bieten umfassende Lösungen für Unternehmen, Behörden und Forschungseinrichtungen mit hochqualifizierten Dienstleistungen und präzisen Ergebnissen zur Bewertung von Umwelteinflüssen und Materialqualität.
Die AO Gruppe aus Ransbach-Baumbach, bietet seit 1995 Gießereidienstleistungen, Guss-Oberflächentechnik und Giessereiservice für Kunden aus ganz Deutschland.
Seit 1980 entwickelt und fertigt Sangl Transformatoren hoher Leistungen bei Mittel- und Hochfrequenz für Industriekunden und Forschungseinrichtungen.
Ansprechpartner in allen Belangen touristischer und kultureller Angebote sowie Veranstaltungen in Wilhelmshaven.
Die Vorteile von liftbase auf einen Blick
an einem Ort
Alle Rechnungen und Bestellungen befinden sich an einem sicheren Ort in der Cloud. Sie haben jederzeit Transparenz darüber, in welchem Status die Rechnung sich gerade befindet und welche:r Mitarbeitende zuständig ist.
prüfen & bezahlen
Besonders praktisch: Die Rechnungsdaten werden automatisch von liftbase erkannt und ausgelesen. Dank der DATEV Online Schnittstelle können diese mit einem Klick zudem direkt zum Steuerberater übermittelt werden.
Rechnung und Bestellung werden automatisch miteinander verknüpft und abgeglichen. Gibt es Abweichungen zwischen der Rechnung und der Bestellung, werden diese in liftbase zur manuellen Prüfung hervorgehoben.
Buchhaltung und Einkauf
Nicht nur die Steuerberatung freut sich: Mit individuellen Freigabeprozessen und Berechtigungen wird die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und einzelnen Mitarbeitenden erheblich vereinfacht.
„Dank liftbase habe ich jetzt einen guten Überblick über alles, was im Unternehmen gekauft wird. Endlich werden Bestellungen nur bei genehmigten Lieferunternehmen und innerhalb der vereinbarten Budgets durchgeführt.“
Kathrin Sabine S.
Office Manager
Unsere Partner und optionalen Integrationen
„Die Bearbeitung von Rechnungen ist jetzt viel einfacher. Ich sehe sofort wer bestellt hat und die Kostenstellen sind auch schon bekannt. Die Rechnungen kann ich sofort in DATEV verbuchen.“
Helmut L.
Buchhalter
Interne Bestellungen einfach abwickeln - der liftbase Prozess
1.
Artikel aus internem Katalog oder Onlineshop auswählen.
2.
Der Verantwortliche gibt die Bestellung frei, diese geht dann an das Lieferunternehmen.
3.
Die Ware wird geliefert, die Rechnung geht an die Buchhaltung.
4.
Liftbase erkennt die Bestellnummer auf der Rechnung und verknüpft sie automatisch mit der Bestellung.
5.
Informationen wie die Rechnungsdaten und die Rechnungs-PDF werden mit einem Klick an Datev übermittelt und bezahlt.
6.
Die Steuerberatung kann alle Rechnungen aus DATEV Unternehmen Online in sein Buchungsprogramm importieren und sie für die BWA, den Jahresabschluss und Bilanz verwenden.
„Ich konnte mir meine Wunsch-Arbeitsausstattung einfach selbst bei Amazon Business aussuchen. Das war super einfach und ging schnell.“
Timo C.
Der Neue im Team
Praktische Funktionen von liftbase
Alle Bestellungen werden automatisch dem zuständigen Prüfenden zugewiesen. Das Vier-Augen-Prinzip kann mit einem Klick aktiviert werden.
Alle Rechnungen durchlaufen die automatische und KI-gestützte Belegerkennung. Abweichungen zwischen Bestellungen und Rechnungen werden farbig hervorgehoben.
Ihre Stammdaten wie z.B. Kostenstellen lassen sich bei liftbase einfach per Copy & Paste aus Excel pflegen. Bestelldaten sind zudem jederzeit als CSV exportierbar.
Für wiederkehrende Bestellungen können Sie Artikel in unserem internen Produktkatalog speichern und immer wieder auswählen. Nutzen Sie auch einen unserer zahlreichen Partnerkataloge.
Sie möchten mehr erfahren?
Wir beraten Sie persönlich. Bitte wählen Sie einen Tag + Uhrzeit für eine Online-Besprechung oder einen Rückruf per Telefon.
Kurzberatung (Ø 30 Minuten)
- Ihre Anforderungen besprechen
- Prüfen, ob unsere Software dafür geeignet ist
- Produkt Demo oder weitere Fragen klären
Fragen & Antworten zu liftbase
Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie uns oder stöbern Sie durch die meistgestellten Fragen unserer Kund:innen.
Für welche Unternehmen eignet sich die liftbase Lösung?
Unsere Cloud-Lösungen für interne Bestellprozesse richten sich an kleine und mittelständische Unternehmen ab 10 Mitarbeitende.
Welche Mitarbeitenden können mit liftbase arbeiten?
Jeder Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen, der interne Bestellungen auslöst oder mit ihrer Verwaltung beschäftigt ist, kann mit liftbase arbeiten. Die Berechtigungen können dabei je nach Mitarbeiter:in eingestellt werden.
Insbesondere Office Manager:innen, Geschäftsführer:innen und Buchhalter:innen schätzen die unkomplizierte Abwicklung von internen Bestellungen, denn Bestellungen laufen oftmals über ihren Schreibtisch.
Und auch Ihr:e Steuerberater:in wird es Ihnen danken, denn alle Rechnungen liegen bereits in DATEV Unternehmen Online vor.
Für welche Bestellungen ist liftbase geeignet?
Die Einkaussoftware von liftbase verwaltet alle Bestellungen im Unternehmen. Mitarbeitende erfassen die benötigen Produkte digital. Durch intelligente Freigabeprozesse behalten Sie jederzeit die Kontrolle. Unsere Cloud-Lösung eignet sich unter anderem für:
- Arbeitsplatzausstattung in Büro, Werkstatt oder Labor
- Hardware-Kauf, Leasing oder Miete
- Software-Kauf, Leasing oder Miete
- Supportverträge (z. B. Software Maintenance & Updates)
- Reisen (Flüge, Bahn, Hotels etc.)
- Dienstleistungsverträge
- Werkverträge und Kaufverträge aller Art
- Hosting Verträge
- Mietverträge für Arbeitsräume, Co-Working und Ähnliches
- Headhunter oder andere Personalbeschaffungsmaßnahmen
Wie funktioniert der Prozess der internen Bestellung mit liftbase?
- Der Mitarbeitende wählt den gewünschte Artikel aus einem internem Katalog oder einem externen Onlineshop (z.B. Amazon) aus.
- Die Bestellung geht über liftbase an den Verantwortlichen. Nach Freigabe wird sie an den Lieferanten übermittelt.
- Die Ware wird geliefert, die Rechnung geht an die Buchhaltung.
- liftbase erkennt die Bestellnummer auf der Rechnung und verknüpft sie automatisch mit der Bestellung. Abweichungen zwischen Rechnung und Bestellung werden hierbei vom Programm erkannt und optisch hervorgehoben.
- Informationen wie die Rechnungsdaten inklusive Kostenstelle und die Rechnungs-PDF werden mit einem Klick an DATEV übermitteln.
- Die offene Rechnung wird im Zahllauf in DATEV Unternehmen Online bezahlt.
- Der Steuerberater kann alle Rechnungen aus DATEV Unternehmen Online in sein Buchhaltungsprogramm importieren und sie für die BWA, den Jahresabschluss und Bilanz verwenden.
Bietet liftbase eine automatische Belegerkennung?
Jede hochgeladene Rechnung durchläuft bei liftbase automatisch die Belegerkennung. Eine KI erkennt die folgenden Informationen auf dem Beleg:
- Bestellnummer,
- Rechnungsaussteller (Lieferant) inkl. Adresse,
- Rechnungsempfänger (Unternehmen / Mandat) inkl. Adresse,
- Rechnungsnummer,
- Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Fälligkeit
- Rechnungsgesamtbetrag (netto und brutto),
- IBAN und USt-ID des Rechnungsausstellers,
- Rechnungspositionen mit
- Artikelnummer
- Positionstext
- Menge/Anzahl
- Preis pro Stück (netto und brutto)
- Steuer(satz)
Wie funktionieren Rechnungsprüfung und Freigabe in liftbase?
- Der Mitarbeitende lädt die Rechnungs-PDF ganz einfach per Drag & Drop in liftbase hoch.
- Dann wird für jede Rechnung ein Vorgang angelegt.
- Die Rechnung durchläuft die automatische Belegerkennung.
- Die erkannten Daten werden automatisch mit der Rechnung abgeglichen. Abweichungen zwischen der Rechnung und der Bestellung werden von liftbase farbig hervorgehoben.Der Verantwortliche überprüft die Rechnung und gibt diese entweder frei oder zur Klärungsstelle.
Was passiert, wenn Bestellung und Rechnung voneinander abweichen?
Die bei der Belegerkennung erkannten Daten werden automatisch mit der Rechnung abgeglichen. Abweichungen zwischen der Rechnung und der Bestellung werden farbig hervorgehoben. Eine manuelle Überprüfung durch einen Mitarbeitenden kann nun stattfinden.
Besteht das Problem mit der Rechnung weiter, kann die Rechnung an eine Klärungsstelle im Unternehmen weitergeleitet werden.
Die Klärungsstelle ist dann dafür zuständig, das Problem mit der Rechnung zu lösen und sich z.B. mit dem Lieferanten in Verbindung zu setzen.
Hat liftbase eine Anbindung zu DATEV?
liftbase verfügt über eine DATEV Online Schnittstelle. Rechnungen können in liftbase hochgeladen werden, wo sie automatisch mit der Bestellung verknüpft werden. Über die DATEV Schnittstelle kann die Rechnung dann direkt zum Steuerbüro geschickt werden. Der Steuerberater sieht sofort, wer die Bestellung in Auftrag gegeben hat und um welche Kostenstellen es sich handelt. Die Bearbeitung von Rechnungen ist durch liftbase um ein vielfaches einfacher.
Bietet liftbase ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
liftbase bietet Ihnen eine umfassende Lösung zur Erfassung und Verwaltung von Bestellungen. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet unsere Software nicht.
Unser Partner, ecm.online, bietet Ihnen mit ELO bei Bedarf eine umfassende DMS-Lösung inklusive liftbase Anbindung. Sprechen Sie uns gerne an!
Können Berechtigungen für Mitarbeitende individuell eingestellt werden?
In liftbase können Sie die Berechtigungen für einzelne Mitarbeitende oder Abteilungen individuell festlegen. Unsere Software zeigt Ihnen jederzeit, in welchem Status sich Rechnungen gerade befinden und welcher Mitarbeitende zuständig ist.
Mitarbeitende sehen zudem nur Bestellungen der eigenen Abteilung oder an denen sie beteiligt waren.
Kann ich eigene Kataloge anlegen?
Für wiederkehrende Bestellungen können Sie Artikel in unserem internen Produktkatalog speichern und immer wieder auswählen. Nutzen Sie auch einen unserer Partnerkataloge. Wir unterstützen Sie zudem gerne bei der Integration von weiteren Katalogen und Online-Shops.
Ich nutze bereits ein System für Bestellungen, gibt es eine Integration?
Wir bieten einen Anbindungs-Service für Ihre ERP und Warenwirtschaftssysteme. Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf, damit wir Ihre individuellen Anforderungen besprechen können.
Wie verhält es sich mit dem Datenschutz?
Wir sind ein zu 100 % deutsches Unternehmen ohne Muttergesellschaft oder Ähnlichem im Ausland.
Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig: Wir nutzen nur den höchsten Sicherheitsstandard zum Schutz Ihrer Daten.
Erhalte ich persönliche Unterstützung bei der Einführung?
Unser Customer-Success-Team unterstützt Sie gern persönlich bei der Einführung der Lösung. Uns ist dabei wichtig, dass auf beiden Seiten ein fester Ansprechpartner definiert wird, damit eine direkte und regelmäßige Abstimmung zwischen den festen Ansprechpartnern stattfinden kann.
Kann ich liftbase kostenfrei testen?
Sie können liftbase kostenfrei 14 Tage lang testen. Kontaktieren Sie uns für eine Erstberatung.