Vorbereitung Onboarding
Wir unterstützen Sie gern persönlich beim liftbase Onboarding. Nachfolgend finde Sie eine kurze Übersicht dazu wie
das Onboarding abläuft und welche Daten / Informationen Sie vorab vorbereiten sollten, damit das Onboarding optimal
verläuft.
Ablauf:
- Einrichtung Stammdaten per Copy & Paste
- Einrichtung / Zuweisung Berechtigungen / Freigabe
- Testlauf Bestellung
- Testlauf Rechnung
Checkliste ✅
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Informationen, die Sie auf jeden Fall zu Ihrem Onboarding-Termin mitbringen sollten:
- Excel-Liste mit Stammdaten (Lieferanten, Benutzer)
- Kundennummer + Zugangsdaten Online Shops (Amazon Business, Mercateo)
- Beispiel-Rechnungen für Testlauf
1. Einrichtung Stammdaten per Copy & Paste
Damit liftbase optimal funktioniert, müssen einige Stammdaten eingepflegt werden. Diese können per Copy & Paste eingefügt werden.Erforderliche Daten:
- Unternehmen / Mandanten
- Personen / User (Name + E-Mail)
- Lieferanten
Optionale Daten:
- Produkte für den Katalog
- Abteilungen
- Kostenstellen
- Sachkonto
Rechnungen automatisiert importieren:
Falls Rechnungen automatisch importiert werden sollen, benötigen wir:- E-Mail-Postfach-Zugangsdaten (IMAP oder Microsoft 365)
Hinweise:
- Der Kunde soll die Daten in Form von Excel-Tabellen oder ähnlichen Formaten mitbringen.
- Es sollte vorab festgelegt werden, wer für welche Bereiche zuständig ist und welche Key User am Anfang einbezogen werden sollen.
2. Einrichtung / Zuweisung Berechtigungen / Freigabe
Um sicherzustellen, dass alle Nutzer die richtigen Zugriffsrechte haben, werden Benutzerrollen definiert und Berechtigungen zugewiesen.Benutzerrollen und deren Rechte:
- Produktauswahl: Entscheidet, ob Produkte grundsätzlich geeignet sind und ob sie beim gewünschten Lieferanten oder woanders bezogen werden sollen.
- Beauftragung: Verantwortlich für die Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten und das Bestellen, z. B. per E-Mail oder Fax.
- Wareneingang: Bestätigt, ob die Ware angekommen und vollständig ist.
- Klärung: Zuständig, falls Fragen oder Probleme auftreten.
Hinweise:
- Der Kunde sollte im Vorfeld überlegen, welche Benutzer für welche Rollen verantwortlich sind.
- Berechtigungen können nachträglich angepasst werden.
- Falls erforderlich, können Freigabeworkflows eingerichtet werden.
3. Testlauf Bestellung
Um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert, führen wir einen Testlauf mit einer Bestellung durch.Ablauf des Tests:
- Anlegen einer Testbestellung (Dummy-Produkt oder echte Bestellung)
- Prüfung der automatisierten Workflows (z. B. Genehmigungsprozess)
- Überprüfung der Bestellbestätigung und Lieferantenkommunikation
Integration mit Online-Shops:
Soll eine Anbindung an Online-Shops wie Amazon oder Mercateo erfolgen? Falls ja, benötigen wir weitere Details zu den gewünschten Schnittstellen.4. Testlauf Rechnung
Nach erfolgreicher Testbestellung wird eine Testrechnung generiert und geprüft.Prüfung der Rechnung:
- Rechnungen können intern geprüft und freigegeben werden.
- Falls Abweichungen festgestellt werden, können diese angepasst werden.
- Nach erfolgreichem Test ist das System einsatzbereit.
