Ablauf Rechnungen
Der Ablauf einer 
Bestellanforderung durchläuft in der Regel die folgenden Schritte, wobei die Freigabe der Bestellung optional ist, beziehungsweise von der Konfiguration der Kostenstellen abhängt.
Bestellanforderung durchläuft in der Regel die folgenden Schritte, wobei die Freigabe der Bestellung optional ist, beziehungsweise von der Konfiguration der Kostenstellen abhängt. | Schritt Nr. | Schritt | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Rechnungseingang | Per Upload oder via E-Mail-Importer |
| 2 | Belegerkennung | Intelligente Erkennung der Rechnungsdaten z.B. Rechnungsaussteller, Empfänger, Datum, Beträge usw. |
| 3 | Manuelle Prüfung |
• Prüfung auf §14 UstG geltenden Kriterien • Abgleich mit Bestellung • Kontierung Kostenstellen/Sachkonten |
| 4 | Freigabe (N-Stufig) | Prüfung und Freigabe abhängig von der gewählten Abteilung abhängig vom Nettogesamtbetrag der Rechnung |
| 5 | Buchhaltung |
• Finale Prüfung vor Verbuchung • Kontierung Kostenstellen/Sachkonten |
| 6 | Export | Übermittlung an z.B. DATEV |
| 7 | Buchung (optional) | Sofern Sie selbstbuchend sind, können Sie die übermittelten Buchungsdaten noch mal in DATEV REWE anpassen |
| 8 | Zahlung | Rechnungsbetrag wird an das Lieferunternehmen überwiesen |
Zusätzliche Funktionen
Außerdem können die folgenden Funktionen genutzt werden, um vom regulären Ablauf einer Rechnung abzuweichen.
Vorbelegungstabelle
In der folgenden Tabelle werden die Schritte und Rollen erklärt. Mit der sog. „Rollenvorbelegung“ wird pro Abteilung, Unternehmen etc. definiert welcher Mitarbeiter oder welche Gruppe den jeweiligen Schritt übernimmt.
| Schritt | Wie wird Bearbeitende definiert? | Welche Einstellung greift? |
|---|---|---|
| Rechnung hochladen (Einstufig) | Die Person, welche die Rechnung hochlädt | |
| Manuelle Prüfung (Einstufig) |
Rollenvorbelegung • Global • Unternehmen • Erstellende Person (die Person, die die Rechnung hochgeladen hat) |
Die spezifischste Einstellung greift: * Erstellende Person * Globale Einstellung überschreibt Erstellende Person * Unternehmen überschreibt Global |
| Buchhaltung (Einstufig) |
Rollenvorbelegung • Global • Unternehmen • Abteilung |
Die spezifischste Einstellung greift: * Abteilung überschreibt Unternehmen * Unternehmen überschreibt Global * Globale Einstellung |
| Export (Einstufig) |
Rollenvorbelegung • Global • Unternehmen • Abteilung |
Die spezifischste Einstellung greift: * Abteilung überschreibt Unternehmen * Unternehmen überschreibt Global * Globale Einstellung |
Wie funktionieren Freigabegrenzen / Wertegrenzen?
Nachdem wie in der Tabelle beschrieben die Liste von Freigebenden ermittelt wird, erhalten diese eine Aufgabe zur Freigabe der Bestellung. Überschreitet der Nettogesamtwert der Bestellung dabei die Freigabegrenze der letzten freigebenden Person, muss diese einen weitere freigebende Person hinzufügen. Solange bis ein Person mit der notwendigen Wertegrenze freigegeben hat.
