Klären und Stornieren von Bestellanforderungen

Nachdem eine Bestellanforderung angelegt wurde, kann zu jeder Zeit vom vorgegebenen Bestellablauf abgewichen werden, indem der aktuelle Schritt pausiert und die Bestellanforderung einer Person zur Klärung zugewiesen wird. Diese Person kann auch die aktuell für die anstehende Aufgabe vom System vorgesehene Person sein.

Zwei Ausgangszenarien

Hierbei gibt es zwei Ausgangsszenarien: Entweder Sie sind für die Aufgabe im aktuellen Schritt vom System vorgesehen oder eine andere Person ist für diese vorgesehen. Im ersten Fall klicken Sie in der Übersicht links unter dem Reiter „Meine Aufgaben“ auf die Bestellanforderung, die Sie zur Klärung senden möchten und anschließend rechts oben unter „Aktionen“ auf die Schaltfläche mit dem roten „x“.

Zuweisen

Im zweiten Fall (Sie sind nicht für die aktuelle Aufgabe vorgesehen) suchen Sie die gewünschte Bestellung in der Übersicht links unter dem Reiter „Alle Belege“ heraus und klicken diese an. Anschließend klicken Sie rechts oben unter „Aktionen“ auf die Schaltfläche mit dem Personensymbol.

Zuweisen

Zur Klärung zuweisen

In beiden Fällen öffnet sich der gleiche Dialog. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Klärung zuweisen“, falls diese nicht angewählt ist. Im Feld „Person“ sollte der Name der Person eingetragen werden, welcher die Klärung der Bestellanforderung zugewiesen werden soll. Steht dort ein anderer Name, fahren Sie mit der Maus über diesen und klicken Sie anschließend auf den Kreis mit dem „x“, der am rechten Ende des Feldes erscheint, um den Namen zu löschen.

Klärung auswählen

Person löschen

Klicken Sie anschließend in das Feld und wählen Sie die gewünschte Person aus dem Drop-down-Menü aus.

Feld anklicken, um Drop-down-Menü zu öffnen

gewünschten Namen aus Drop-down-Menü auswählen

Geben Sie zuletzt im Feld darunter einen Grund für die Zuweisung an eine andere Person an. Diese wird anschließend in der Timeline der Bestellanforderung dokumentiert. Schließen sie die Zuweisung ab, indem Sie unten auf „Zuweisen“ klicken.

Grund für die Zuweisung eingeben

Zuweisung zur Klärung abschließen

Klärungsvorgang beenden – Bestellung fortsetzen oder stornieren

Konnte die für die Klärung verantwortliche Person das bestehende Problem klären, klickt sie die entsprechende Bestellanforderung in der Übersicht links im Bereich „Meine Aufgaben“ an und klickt anschließend oben rechts im Bereich „Aktionen“ auf das blaue Häkchen, damit diese in den regulären Bestellablauf zurückkehrt und dieser fortgesetzt oder neu gestartet werden kann.

Liegt hingegen ein Problem mit der Bestellanforderung vor, dass sie nicht klären kann, kann sie die Bestellung einer anderen Person zuweisen (die dann ebenfalls für den Schritt „Klärung“ verantwortlich ist) oder alternativ die Bestellung stornieren. Hierfür klickt sie oben rechts im Bereich „Aktionen“ auf die Schaltfläche mit dem roten „x“ und anschließend im sich öffnenden Fenster entweder auf die Schaltfläche „Aktuelle Aufgabe anderer Person zuweisen“ oder „Stornierung“.

Wie Sie für die Zuweisung an eine andere Person weiter vorgehen, erfahren Sie hier.

Beim Stornieren geben Sie anschließend unten noch den Grund für die Stornierung ein und klicken auf „Stornieren“, um die Stornierung abzuschließen. Der Grund wird dann in die Timeline der Bestellanforderung geschrieben, um transparent zu dokumentieren, warum die Bestellanforderung storniert wurde.

Bestellablauf nach Klärung fortsetzen

Klärung anderer Person zuweisen oder Bestellung stornieren

Klärung anderer Person zuweisen

Bestellung stornieren

Grund für die Stornierung eingeben

Bestellung stornieren

Als nächstes erfahren Sie, welche Bereiche Sie in der Übersicht finden.