Bestellablauf

Der Ablauf einer Bestellanforderung durchläuft in der Regel die folgenden Schritte, wobei die Freigabe der Bestellung optional ist, beziehungsweise von der Konfiguration der Kostenstellen abhängt.

Zusätzliche Funktionen

Außerdem können die folgenden Funktionen genutzt werden, um vom regulären Ablauf einer Bestellanforderung abzuweichen.

Vorbelegung von Feldern

Beim Anlegen einer Bestellung und Zuweisen zur Klärung wird Ihnen auffallen, dass einige Felder vorausgefüllt werden. Dies betrifft neben Feldern wie Unternehmen, Abteilung und Kostenstellen, deren Vorbelegung von den im Administrationsbereich zu diesen Punkten gemachten Angaben abhängt, auch die Personen, die für bestimmte Schritte im Bestellablauf zuständig sind.  Welche Person hier jeweils vorbelegt ist, hängt von Angaben an mehreren Stellen ab, die hierarchisch greifen.

So ergibt sich beispielsweise die Person, die beim Anlegen einer Bestellanforderung vom System automatisch für den Schritt „Wareneingang“ eingetragen wird, aus verschiedenen Vorbelegungen an anderer Stelle für diese Person, nämlich in folgender Reihenfolge und folgenden Bereichen:

Vorbelegungstabelle

Diese die Vorbelegung bestimmende Liste können Sie aufrufen, indem Sie beim Erstellen einer neuen Bestellanforderung bzw. beim Zuweisen zur Klärung auf das kleine Info-Icon hinter dem Namen des jeweiligen Eingabefeldes klicken. Es öffnet sich eine Vorbelegungstabelle, in der Sie sehen können, welche Angabe bezüglich des aktuellen Feldes in den aufgelisteten Bereichen gemacht wurden (ggf. auch keine) und welche dieser Vorbelegungen für das aktuelle Feld greift: Die oberste Zeile mit existierender Angabe ist hervorgehoben, weil deren Vorbelegung in das Feld übernommen wird.
Nicht an jeder dieser Stellen muss notwendigerweise eine Person vorausgewählt worden sein –  das Feld Person „Wareneingang“ darf sowohl beim Anlegen des Unternehmens, der Abteilung als auch im Bereich Konfigurationen frei bleiben. Daher wird in der Bestellanforderung die Person für die jeweilige Aufgabe vorbelegt, die in der oben angeführten Liste an höchster Stelle dafür hinterlegt ist. Ist also z. B. nur beim im Formular angegebenen Unternehmen und unter Konfigurationen eine Person für den Wareneingang vorbelegt, jedoch weder bei der im Formular angegebenen Abteilung noch bei der der Person zugeordneten Abteilung, die die Bestellanforderung anlegt, noch bei dem dieser Person zugeordneten Unternehmen, dann wird die beim im Formular angegebenen Unternehmen hinterlegte Person in der Bestellanforderung für diese Aufgabe übernommen, da dieses Unternehmen in der oben angeführten Hierarchie höher steht als der Bereich Konfigurationen. Die beschrieben Vorauswahl gilt auch für die Personen, die für die Produktauswahl und die Beauftragung zuständig sind. Neben den Vorbelegungen beim Anlegen der Bestellanforderung findet auch bei einer Klärung hinsichtlich der Person, der die Bestellung zur Klärung zugewiesen werden soll, eine Vorbelegung nach dem gleichen Schema statt.  Die Vorbelegung für die Person, die für den Wareneingang zuständig ist, als auch die Vorbelegung für die Person, die für die Klärung zuständig ist, lassen sich während des Bestellvorgangs jedoch auch überschreiben. Außerdem lassen sich die Schritte im Bestellablauf auch einer anderen Person als der durch die Vorbelegung vorgesehenen zuweisen.

Lernen Sie als nächstes den ersten Schritt im Bestellablauf kennen: das Anlegen einer Bestellanforderung.

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