Unternehmen

Im Administrationsbereich können unter anderem verschiedene Unternehmen angelegt werden, für die dann später eine Bestellanforderung gestartet werden kann. Möchten Sie liftbase nur für ein Unternehmen verwenden, legen Sie hier nur dieses an. Per Klick auf das Tabellensymbol oben rechts können Sie von der Tabellen- zur Listenansicht wechseln, um z. B. mehrere Stammdateneinträge gleichzeitig vorzunehmen oder Daten zu importieren oder zu exportieren. Um ein Unternehmen anzulegen, klicken Sie im Administrationsbereich „Unternehmen“ oben rechts auf „Hinzufügen“.

auf „Hinzufügen“ klicken

zwischen Listen- und Tabellenansicht wechseln

Im sich nun öffnenden Fenster können Sie für das Unternehmen folgenden Angaben vornehmen:

Pflichtfelder erkennen Sie am roten Sternchen *. Da für Bestellanforderungen Liefer- und Rechnungsanschriften benötigt werden, gehören diese zu den Pflichtangaben.

Einige Angaben, wie die zur Abteilung und zu den für bestimmte Schritte im Bestellablauf zuständigen Personen, erfolgen durch Auswahl in einem Drop-down-Menü. Sollten Sie im Administrationsbereich zuvor noch keine Abteilungen bzw. Personen angelegt haben, sind diese Menüs noch leer und Sie können keine Abteilung bzw. Person auswählen. Nehmen Sie diese Angaben ggf. zu einem späteren Zeitpunkt vor.

Vorbelegungen von Personen

Die während des Ablaufs der Bestellanforderung anfallenden Aufgaben (Produktauswahl, Beauftragung, Klärung und Wareneingang) können u. a. in Abhängigkeit des Unternehmens zugewiesen werden. Die in den Feldern Person „Produktauswahl“, Person „Beauftragung“, Person „Klärung“ und Person „Wareneingang“ hinterlegten Personen erscheinen beim Ausfüllen einer Bestellanforderung bzw. beim Zuweisen einer Bestellung zur Klärung in den entsprechenden Feldern, insofern in keinem anderen Bereich, der in der Vorbelegungstabelle des jeweiligen Feldes oberhalb des Unternehmens gelistet ist, eine andere Person für diesen Schritt hinterlegt ist. Zum Beispiel steht in der Vorbelegungstabelle für die Person, die für die Produktauswahl zuständig ist, die Abteilung noch oberhalb des Unternehmens. Die Vorbelegungstabellen für die Felder lassen sich während des Bestellvorgangs anzeigen. Dies ist hier genauer erklärt. Die für den Wareneingang zuständige Person lässt sich während der Bestellanforderung aber auch ändern. Beim Zuweisen einer Bestellung zur Klärung lässt sich die für die Klärung zuständige Person ebenfalls abweichend zur Vorbelegung ändern. Außerdem besteht während des Bestellablaufs die Möglichkeit, Aufgaben anderen Personen zuzuweisen Ist im Administrationsbereich für einen Schritt an keiner Stelle eine Person hinterlegt, wird das entsprechende Feld beim Anlegen einer Bestellanforderung bzw. Zuweisen zur Klärung mit dem Namen der Person gefüllt, welche die Bestellanforderung gerade erstellt.

Mindestanzahl Freigebende

In diesem Feld können Sie angeben, wie viele Personen die Bestellung mindestens freigeben sollen. Sie können hier also z. B. eine 2 eingeben, um das 4-Augen-Prinzip zu gewährleisten, aber auch eine eine höhere Anzahl oder eine 1 ist möglich. Im Bestellablauf muss diese Anzahl beim Schritt Freigabe dann erreicht werden, damit dieser Schritt abgeschlossen werden kann. Ist die Mindestanzahl an Freigebenden dort nicht erreicht, erscheint ein Hinweisfenster „Freigabe nicht ausreichend“ mit dem Hinweis, entsprechend weitere Personen zur Freigabe hinzuzufügen. 

Abteilungen

Im Bereich „Abteilung“ können Sie, wenn Sie bereits Abteilungen angelegt haben, diese dem Unternehmen zuordnen.

Fügen Sie dafür über die +-Schaltfläche eine neue Eingabeleiste hinzu. Klicken Sie anschließend auf diese Leiste, um ein Drop-Down-Menü zu öffnen, in welchem Sie die Abteilung auswählen, die Sie dem Unternehmen zuweisen möchten.  Über das + können Sie weitere Abteilungen zuweisen. Über die x-Schaltfläche können Sie einzelne Abteilungen löschen.

Alternativ können Sie nach dem Anlegen des Unternehmens eine Abteilung anlegen und dabei diese dem Unternehmen zuordnen. Die Abteilung wird dann auch bei den Abteilungen des Unternehmens gelistet.

Abteilung aus Drop-Down-Menü auswählen

weitere Abteilung hinzufügen

Abteilung löschen

Die hier hinterlegten Personen erscheinen beim Ausfüllen einer Bestellanforderung in den entsprechenden Feldern, insofern im Bereich Abteilungen und Unternehmen keine andere Person hinterlegt ist. Die für den Wareneingang zuständige Person lässt sich während der Bestellanforderung aber auch ändern.

Ist im Administrationsbereich für einen Schritt weder hier noch im Bereich Abteilungen oder Unternehmen eine Person hinterlegt, wird das entsprechende Feld beim Ausfüllen einer Bestellanforderung mit dem Namen der Person gefüllt, welche die Bestellanforderung gerade vornimmt. 

Lieferanschrift

Im Bereich „Lieferanschriften“ füllen Sie die erste Lieferanschrift aus, indem Sie folgende Angaben machen:

  • Name
  •  Name des Empfängers
  • Name des Abgabeorts
  • Straße und Nr.
  • Straße 2
  • Land (z. B. „DE“)
  • PLZ
  • Stadt
  • Länderkürzel der Telefonnummer (z. B. „DE“)
  • Telefonnummer

Auch hier erkennen Sie Pflichtfelder am Sternchen *.

Lieferanschrift löschen

Bereich ein- und ausklappen

weitere Lieferanschrift hinzufügen

Felder ausfüllen

Über das Häkchen oben rechts können Sie diesen Bereich ein- und ausklappen. Über die x-Schaltfläche daneben können Sie diese Lieferanschrift löschen. Über die +-Schaltfläche ganz unten fügen Sie einen neuen Eingabebereich für eine weitere Lieferanschrift hinzu – gegebenenfalls müssen Sie diesen zunächst über das Häkchen ausklappen, um ihn auszufüllen.

Rechnungsanschrift

Im Bereich „Rechnungsanschrift“ nehmen Sie folgende Angaben vor:

  • Name
  •  Name des Empfängers
  • Name des Abgabeorts
  • Straße und Nr.
  • Straße 2
  • Land (z. B. „DE“)
  • PLZ
  • Stadt
  • Länderkürzel der Telefonnummer (z. B. „DE“)
  • Telefonnummer

Wie immer erkennen Sie Pflichtfelder am Sternchen *.

Lesen Sie als nächstes, wie Sie Kostenstellen anlegen.