Freigabe

Nachdem eine Bestellanforderung angelegt und die Produktauswahl abgeschlossen ist, folgt ggf. die Freigabe der Bestellanforderung. Dies übernehmen die Personen, die für die Aufgabe „Freigabe“ durch entsprechende Vorbelegungen vorgesehen sind oder denen dieser Schritt zugewiesen wurde. 

Sie finden alle Bestellanforderungen, bei denen Sie für eine aktuell anstehende Freigabe oder eine andere aktuell anstehende Aufgabe zuständig sind, in der Übersicht links unter dem Reiter „Meine Aufgaben“. Außerdem erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine neue Aufgaben für Sie ansteht.

Um eine Bestellanforderung freizugeben, wählen Sie in der Übersicht im Bereich „Meine Aufgaben“ die gewünschte Bestellung aus und klicken anschließend oben rechts im Bereich „Aktionen“ auf die blaue Schaltfläche mit dem Häkchen. Die Bestellanforderung wird nun an die nächste Person übergeben, die sie freigeben muss, oder, falls keine weitere Freigabe notwendig ist, an den nächsten Schritt im Bestellablauf, die Beauftragung der Bestellung.

Bestellung freigeben

Es kann ausreichen, dass nur eine Person die Bestellung freigeben muss. Im Administrationsbereich können Sie für jedes Unternehmen festlegen, wie viele Personen eine Bestellung mindestens freigeben müssen. Es kann aber auch sein, dass aufgrund von Vorbelegungen mehr als eine Person für die Freigabe einer Bestellung vorgesehen ist – z. B. indem bei der Abteilung dafür eine andere Person vorgesehen ist als bei der Kostenstelle der Produkte oder indem die Bestellung Produkte mehrerer Kostenstellen enthält, bei denen für diese Aufgabe unterschiedliche Personen vorgesehen sind.

Alle für eine Freigabe vorgesehenen Personen nehmen nacheinander ihre Freigabe vor, wobei die Person, mit der höchsten Freigabegrenze die letzte und – wenn durch ausreichend hohe Freigabegrenze befugt  – finale Freigabe vornimmt. Die Freigabegrenze kann im Administrationsbereich unter Personen bei der jeweiligen Person hinterlegt werden und gibt den Höchstbetrag an, den alle Produkte einer Bestellung einer Bestellung insgesamt kosten dürfen, damit die Person diese Bestellung final freigeben kann. Ist keine Freigabegrenze festgelegt, kann die person alle Bestellungen final freigeben (insofern sie für die Freigabe der jeweiligen Bestellung vorgesehen ist). 

Mit der finalen Freigabe der Bestellanforderung durch den letzten Freigebenden wird diese zum nächsten Schritt im Bestellablauf weitergeleitet: der Beauftragung der Bestellung beim Lieferunternehmen.