Zuweisungen

Nachdem eine Bestellanforderung angelegt wurde, kann zu jeder Zeit vom vorgegebenen Bestellablauf abgewichen werden, indem die Aufgabe im aktuellen Schritt einer anderen als der vorgesehenen Person zugewiesen wird.

Dies kann hilfreich sein, wenn 

  • Sie selbst eine Aufgabe abgeben möchten, weil Sie de facto nicht zuständig sind oder abwesend sein werden
  • Sie eine Aufgabe übernehmen möchten, z. B. weil Sie die vorgesehene Person während deren Abwesenheit vertreten
  • Sie aus beliebigen anderen Gründen eine Aufgabe von einer anderen Person an eine dritte Person übertragen möchten

Hierbei gibt es zwei Ausgangsszenarien: Entweder Sie sind für den aktuellen Schritt im System als verantwortlich vorgesehen und möchten ihn einer anderen Person zuweisen oder eine andere Person ist für diesen im System vorgesehen und Sie möchten den Schritt in Vertretung übernehmen

Zuweisen

Wenn Sie im System für die aktuelle Aufgabe vorgesehen sind, klicken Sie in der Übersicht links unter dem Reiter „Meine Aufgaben“ auf die Bestellanforderung, die Sie abgeben möchten und anschließend rechts oben unter „Aktionen“ auf die Schaltfläche mit dem roten „x“.

In Vertretung übernehmen

Wenn Sie im System nicht für den aktuellen Schritt vorgesehen sind, suchen Sie die gewünschte Bestellung in der Übersicht links unter dem Reiter „Alle Belege“ heraus und wählen diese aus. Anschließend klicken Sie rechts oben unter „Aktionen“ auf die Schaltfläche mit dem Personensymbol.

Zuweisen

Zuweisen

In beiden Fällen öffnet sich anschließend ein Dialog. Wählen Sie die Option „Aktuelle Aufgabe anderer Person zuweisen“. Im Feld „Person“ sollte der Name der Person eingetragen werden, der die Aufgabe zugewiesen werden soll. Steht dort ein anderer Name, fahren Sie mit der Maus über diesen und klicken Sie anschließend auf den Kreis mit dem „x“, der am rechten Ende des Feldes erscheint, um den Namen zu löschen.

Zuweisen auswählen

Person löschen

Klicken Sie anschließend in das Feld und wählen Sie die gewünschte Person aus dem Drop-Down-Menü aus. 

Natürlich können Sie eine Aufgabe auch dann einer anderen Person als sich selber zuweisen, wenn Sie im System nicht für diese Aufgabe vorgesehen sind.

Feld anklicken, um Drop-Down-Menü zu öffnen

gewünschten Namen aus Drop-Down-Menü auswählen

Geben Sie zuletzt im Feld darunter einen Grund für die Zuweisung an eine andere Person an. Dieser erscheint dann als Kommentar in der Timeline der Bestellanforderung, um die Zuweisung möglichst transparent zu dokumentieren. Schließen Sie die Zuweisung ab, indem Sie unten auf „Zuweisen“ klicken.

Grund für die Zuweisung eingeben

Zuweisung abschließen

Als nächstes erfahren Sie hier, wie Sie eine Bestellanforderung einer anderen Person oder sich selbst zur Klärung übertragen und wie Sie eine Bestellanforderung stornieren.