Beauftragung

Nachdem eine Bestellanforderung freigegeben wurde, müssen die Produkte noch beim Anbieter bestellt werden. Dies übernimmt die Person, die für die Aufgabe „Beauftragung“ durch eine entsprechende Vorbelegung vorgesehen ist oder der dieser Schritt zugewiesen wurde. Sie finden alle Bestellanforderungen, bei denen Sie für die aktuell anstehende Aufgabe zuständig sind, in der Übersicht links unter dem Reiter „Meine Aufgaben“. Außerdem erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine neue Aufgaben für Sie ansteht.

Bestellung aus dem Produktkatalog

Dies geschieht bei Produkten aus dem Produktkatalog außerhalb von liftbase. Sie können dafür in der Übersicht die entsprechende Bestellung auswählen und sich die ausgewählten Produkte im Reiter „Lieferunternehmen“ nach Lieferunternehmen sortiert anzeigen lassen. Rufen Sie nun über die drei Punkte oben rechts vom ersten Produkt jedes Lieferunternehmens ein Menü auf, über das Sie ein PDF-Dokument mit den Bestellinformationen abrufen oder direkt per E-Mail an den Händler senden können. Alternativ können Sie die Bestellung natürlich auch auf anderem Weg beim Händler vornehmen. Bestätigen Sie anschließend die externe Bestellung, indem Sie links neben den drei Punkten auf die Schaltfläche „Bestellung bestätigen“ klicken.

Beauftragung der Bestellung bestätigen

Menü ausklappen, um die Bestellung per E-Mail zu beauftragen

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie auf „Bestätigen“ klicken. Wenn für diese Bestellanforderung keine weiteren Produkte bestellt werden müssen, können Sie alternativ auch auf „Bestätigen und freigeben“ klicken, um den nächsten Schritt im Bestellablauf zu aktivieren, die Bestätigung der Lieferung.

Beauftragung der Bestellung bestätigen

Beauftragung der Bestellung bestätigen und Bestellanforderung dem nächsten Schritt übergeben

Oberhalb der Produkte dieses Lieferunternehmens erscheint nun die Statusmeldung „Beauftragung abgeschlossen“ sowie eine Schaltfläche „Rechnung ausstehend“. Sobald Sie die Rechnung erhalten haben, können Sie deren Rechnungsnummer per Klick auf diese Schaltfläche hinzufügen. Sie ist dann ebenfalls oberhalb der Produkte sichtbar.

Rechnungsnummer hinzufügen

Bestellung beim Händler wurde bestätigt

Wiederholen Sie die geschilderten Schritte für alle weiteren über den Produktkatalog hinzugefügten Produkte der anderen Lieferunternehmen.

Bestellung per Punch-out

Die Bestellung von Produkten bei Amazon oder Mercateo, die per Punch-out-Technik ausgewählt wurden, kann aus liftbase heraus elektronisch an diese Marktplätze übermittelt werden. Dazu wählen Sie in der Übersicht die entsprechende Bestellung aus und klicken rechts oben neben den per Punch-out bestellten Produkten auf die Schaltfläche „Elektronisch absenden“.

Bestellung elektronisch an den Marktplatz übermitteln

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie auf „Absenden“ klicken. Wenn für diese Bestellanforderung keine weiteren Produkte bestellt werden müssen, können Sie alternativ auch auf „Absenden und weiterleiten“ klicken, um den nächsten Schritt im Bestellablauf zu aktivieren, die Bestätigung der Lieferung.

Bestellung an den Marktplatz senden

Bestellung an den Marktplatz senden und dem nächsten Schritt im Bestellablauf übergeben

Die Bestellung wird nun an den Marktplatz übermittelt und oberhalb der Produkte erscheint die Statusmeldung „Elektronisch abgesendet“ sowie eine Schaltfläche „Rechnung ausstehend“. Sobald Sie die Rechnung erhalten haben, können Sie deren Rechnungsnummer per Klick auf diese Schaltfläche hinzufügen. Sie ist dann ebenfalls oberhalb der Produkte sichtbar.

Rechnungsnummer hinzufügen

Bestellung wurde elektronisch an den Marktplatz übermittelt

Sobald für alle Produkte eine Bestellung beauftragt und (bei Produkten aus dem Produktkatalog) diese Bestellung in liftbase bestätigt wurde, übergeben Sie die Bestellanforderung dem nächsten Schritt (sofern noch nicht geschehen), indem Sie oben rechts im Bereich „Aktionen“ auf die Schaltfläche mit dem blauen Häkchen klicken.

Bestellanfrage dem nächsten Schritt, der Bestätigung der Lieferung, übergeben

Ist die Bestellung unter der vorgesehen Lieferanschrift zugestellt worden, bestätigen sie diesen Liefereingang im nächsten Schritt. Wie diese Bestätigung der Lieferung vorzunehmen ist, erfahren Sie hier.