Amazon Business E-Rechnung einrichten

Wenn Sie Amazon Business nutzen, können Sie elektronische Rechnungen für geeignete Käufe in Deutschland aktivieren. Amazon unterstützt dabei die Bereitstellung von E-Rechnungen per E-Mail, zum Beispiel im Format ZUGFeRD oder XRechnung.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Amazon E-Rechnung einrichten und die passende Einstellung in Ihrem Amazon Business Konto aktivieren.

Voraussetzungen

Damit Sie die E-Rechnung in Amazon Business einrichten können, benötigen Sie:

  • ein Amazon Business Konto
  • Zugriff auf die Verwaltung des Business-Kontos
  • eine hinterlegte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • eine E-Mail-Adresse für den Empfang der Rechnungen
  • optional: die Entscheidung, ob Sie ZUGFeRD oder XRechnung verwenden möchten

Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD die praktischere Variante, da es eine PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten kombiniert.

Schritt 1: Amazon Business Konto öffnen

Melden Sie sich zuerst in Ihrem Amazon Business Konto an.

Öffnen Sie anschließend den Bereich „Ihr Unternehmen“. Dort finden Sie verschiedene Verwaltungsbereiche für Bestellungen, Zahlungen, Geschäftsanalysen und Ihr Business-Konto.

Klicken Sie auf:

Amazon Business verwalten

Schritt 2: Business-Konto verwalten

Öffnen Sie anschließend im Bereich Zertifizierungen den Punkt:

USt-IdNr. verwalten

Dort gelangen Sie ebenfalls zu den Steuer- und Rechnungseinstellungen Ihres Amazon Business Kontos.

Schritt 3: Steuerinformationen öffnen

Im Bereich Steuerinformationen sehen Sie Ihre hinterlegten Steuerdaten, zum Beispiel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens.

Wenn Amazon die E-Rechnung für Ihr Konto unterstützt, erscheint dort ein Hinweis zur XRechnung per E-Mail beziehungsweise zur elektronischen Rechnungsstellung.

Klicken Sie auf:

E-Rechnungsstellung einrichten

Alternativ können Sie über das Aktionsmenü neben Ihren Steuerinformationen gehen und dort auswählen:

E-Rechnungsstellung konfigurieren

Schritt 4: Öffentlichen Sektor bestätigen

Amazon fragt möglicherweise, ob Ihre Organisation in Deutschland als öffentlicher Sektor registriert ist.

Zu den öffentlichen Einrichtungen zählen zum Beispiel:

  • Behörden
  • Bildungseinrichtungen
  • öffentliche Gesundheitseinrichtungen
  • andere öffentlich finanzierte Organisationen

Wenn Ihr Unternehmen nicht zum öffentlichen Sektor gehört, wählen Sie:

Nein, mit der Einrichtung fortfahren

Wenn Ihre Organisation zum öffentlichen Sektor gehört, kann eine Leitweg-ID erforderlich sein.

Schritt 5: E-Rechnungsstellung konfigurieren

Nun öffnen sich die Einstellungen zur E-Rechnungsstellung konfigurieren.

Wählen Sie bei der Empfängerpräferenz:

E-Mail senden

Anschließend wählen Sie das gewünschte E-Rechnungsformat aus.

Zur Auswahl stehen je nach Konto und Verfügbarkeit zum Beispiel:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD

Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD sinnvoll, wenn weiterhin eine gut lesbare PDF-Rechnung benötigt wird, die zusätzlich strukturierte E-Rechnungsdaten enthält.

Schritt 6: Erfolgreiche Einrichtung prüfen

Nach der Bestätigung zeigt Amazon eine Erfolgsmeldung an.

Die E-Rechnungseinstellungen wurden dann für Ihr Unternehmen beziehungsweise Ihre Gruppe erfolgreich aktualisiert.

In der Übersicht sehen Sie anschließend zum Beispiel:

  • Empfängerpräferenz: E-Mail
  • E-Rechnungsformat: ZUGFeRD oder XRechnung
  • E-Mail-Adresse für die Rechnungszustellung

Damit ist die Amazon E-Rechnung eingerichtet.

Sie möchten mehr erfahren?

Wir sind persönlich für Sie da. Wählen Sie einfach einen passenden Termin für eine Online-Besprechung oder einen Rückruf per Telefon.

Online Termin vereinbaren

Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht

Warum Sie die Amazon E-Rechnung jetzt einrichten sollten

Die E-Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland immer wichtiger. Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; ab 2027 wird die Ausstellung von E-Rechnungen für viele Unternehmen verpflichtend. Wer regelmäßig über Amazon Business bestellt, sollte deshalb frühzeitig die Amazon E-Rechnung einrichten und prüfen, welches Format am besten zur eigenen Buchhaltung passt.

Mit Amazon Business können Sie für geeignete Käufe elektronische Rechnungen per E-Mail erhalten. Besonders relevant sind dabei die Formate ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate enthalten strukturierte Rechnungsdaten und unterstützen damit eine digitale Weiterverarbeitung in Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Archivierung.

Warum ZUGFeRD oft die pragmatische Lösung ist

Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD der praktischste Einstieg in die E-Rechnung. Das Format kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten. Dadurch kann die Buchhaltung die Rechnung weiterhin wie gewohnt prüfen, während Systeme die enthaltenen Daten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten können.

Gerade für Geschäftsführung und Buchhaltung ist das ein pragmatischer Weg: Sie erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht schrittweise, ohne den Rechnungsprozess komplett neu aufzubauen. Wenn Sie Amazon ZUGFeRD aktivieren, schaffen Sie eine gute Grundlage, um Amazon-Rechnungen künftig digitaler, schneller und kontrollierter zu verarbeiten.

Amazon E-Rechnungen mit liftbase weiterverarbeiten

Die Einrichtung der Amazon E-Rechnung ist nur der erste Schritt. Entscheidend ist, was danach mit den Rechnungen passiert. Mit liftbase können Amazon-Bestellungen und Rechnungen zentral verarbeitet, geprüft und mit bestehenden Buchhaltungsprozessen verbunden werden.

In liftbase lassen sich Rechnungen digital prüfen, mit Bestellungen verknüpfen und an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben. Zusätzlich unterstützt liftbase bei Amazon Business unter anderem Genehmigungsprozesse, Ausgabenlimits, Punch-In-Prozesse, zentrale Bestellübersichten und die Weitergabe von Rechnungsdaten an DATEV.

So wird aus der reinen Amazon E-Rechnung ein durchgängiger Prozess: von der Bestellung über die Freigabe bis zur Rechnungsprüfung und Übergabe an die Buchhaltung.